Qué te va a preguntar un administrador de fincas

La pregunta que está debajo de las otras ocho

Un administrador de fincas lleva entre veinte y ochenta comunidades y cobra lo mismo tanto si el proveedor de limpieza funciona como si no. Lo único que le cambia el mes es el teléfono.

Por eso todas sus preguntas, por muy técnicas que suenen, son la misma: ¿me vas a generar llamadas? Si contestas cada una de las ocho pensando en eso, aciertas casi siempre.

Las ocho preguntas, y qué se está preguntando de verdad

1. ¿Cuántas comunidades llevas? No quiere saber si eres grande. Quiere saber si esto lo has hecho antes y si tu estructura aguanta una más. Contestar “catorce, con dos personas de refuerzo” vale mucho más que “muchas”.

2. ¿Qué pasa si tu limpiadora se pone enferma? La pregunta más importante de todas, y la que peor se contesta. “La cubrimos” no dice nada. Lo que convence es un plazo: “en el mismo turno si avisa antes de las siete de la mañana, y al día siguiente si avisa después”.

3. ¿A qué teléfono llamo un sábado? Un reventón un sábado a las diez de la mañana es su pesadilla. Da un número, di quién lo coge y di también en qué franja no lo coge nadie. Un horario honesto vale más que una disponibilidad de veinticuatro horas que no vas a cumplir.

4. ¿Cuántas horas vas a estar en el portal? Aquí es donde se pierde el contrato por decir de más. Si prometes tres horas diarias para justificar el precio y luego mandas a alguien hora y media, el primer vecino que mire el reloj lo cuenta en la junta.

5. ¿Qué productos usas en el mármol o en el gres? Parece una pregunta técnica y es de responsabilidad. Ha visto suelos arruinados y no quiere volver a explicárselo a una junta.

6. ¿Tienes seguro y de cuánto? Compañía, número de póliza y cobertura. En un papel, no de memoria.

7. ¿Quién supervisa? Quiere saber si alguien pasa por el portal cuando nadie se ha quejado. Ese es justo el punto donde casi todos los proveedores se caen a los seis meses.

8. ¿Cuánto cuesta? Va la última, y va la última de verdad, no por cortesía.

La cuenta de la sustitución, que es la que decide

La respuesta a la pregunta 2 no es una promesa: es una decisión de coste que se puede calcular antes de la reunión.

Una empresa con seis limpiadoras a treinta y cinco horas semanales tiene 210 horas de servicio a la semana. Con un absentismo del 6%, que es lo normal en el sector contando bajas, vacaciones y ausencias sueltas:

   210 h   servicio a la semana
×  0,06    absentismo
─────
  12,6 h   a la semana sin cubrir

×  4,3     semanas al mes
─────
    54 h   al mes de sustitución

× 13,00 €  coste empresa por hora
─────
   702 €   al mes de bolsa de refuerzo

Setecientos euros al mes parece mucho hasta que se ponen al lado de lo otro: un contrato medio de zonas comunes está entre 600 y 900 € al mes y se renueva solo durante años. La bolsa de refuerzo se paga entera con no perder un contrato al año.

Ese es el número que hay que llevar a la reunión. No para enseñárselo al administrador, sino para poder contestar la pregunta 2 sin inventar.

El error que nos costó tres meses

A un cliente de limpieza le montamos una página específica para administradores de fincas, con su formulario, sus campos de número de portales y de superficie, y un botón de “solicita presupuesto”.

En tres meses no la rellenó nadie. Ni una vez.

Lo que pasaba es evidente visto desde fuera: un administrador no rellena formularios. Tiene el pliego en PDF encima de la mesa, veinte minutos entre visita y visita, y lo que hace es reenviarlo o llamar. Un formulario de nueve campos es exactamente lo contrario de lo que necesita.

Cambiamos la página por tres cosas: un teléfono grande y visible, un enlace de correo con el asunto ya escrito para poder adjuntar el pliego, y una frase que decía “mándanos el pliego y te devolvemos el presupuesto en 48 horas”. Empezó a producir esa misma semana.

Nos costó tres meses de tráfico desperdiciado aprender algo que cualquier administrador nos habría contado en una llamada de cinco minutos. Desde entonces, en las webs que hacemos el formulario largo es para el particular y el administrador tiene su propio camino, más corto.

Cómo llegar con todo contestado

Un folio. Una cara. Las ocho preguntas con su respuesta en una línea cada una, el número de póliza, el teléfono de sábado y el plazo de sustitución.

No se lo mandes por adelantado ni se lo leas en voz alta: déjaselo encima de la mesa al terminar. Es lo único que va a quedar de la reunión cuando, dentro de siete meses, le explote el proveedor que tiene ahora y necesite llamar a alguien.